[rozmowa o biznesie] Wirtualna asystentka – twoja zdalna pomoc w biurowych sprawach

W ostatnich latach podejście przedsiębiorców i pracowników do pracy zdalnej uległo zmianie. Teraz już chyba nikogo nie dziwi kobieta czy mężczyzna siedzący przed komputerem z filiżanką aromatycznej kawy w zaciszu własnego domu, podczas gdy niedaleko bawią się rozradowane dzieciaki. To ogromna wygoda dla młodych mam, które niekoniecznie chcą zostawiać swoje pociechy pod opieką nawet najlepszej niani lub najukochańszej babci a same spędzają w pracy długie godziny. Jest to również ogromna oszczędność czasu i pieniędzy na męczące dojazdy do biura. Z tej formy zatrudnienia z pewnością cieszą się również pracodawcy, gdyż w systemie pracy zdalnej wirtualna asystentka jest z punktu widzenia ekonomicznego oszczędnością środków finansowych poświęcanych w tym momencie na rozwój i promocję firmy. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki? Jakie zadania wykonuje i jak przebiega komunikacja na linii klient-wirtualna asystentka. Jakich narzędzi do prowadzenia swojego biznesu używa? Na te i inne pytania w ramach cyklu "To jest przyszłość biznesu" odpowiada dziś na portalu Kulturalne Rozmowy Katarzyna Borkowska, czyli Must-Have Asystentka.

   

Jak to się stało, że zostałaś wirtualną asystentką? Jak do tego doszło? Opisz swoją ścieżkę kariery.  

Katarzyna Borkowska: Zanim zostałam wirtualną asystentką, pracowałam w angielskiej korporacji jako asystentka finansowa, a wcześniej asystentka administracyjna. Będąc w zaawansowanej ciąży, któregoś dnia mój menager powiedział, że fajnie byłoby, gdybym mogła robić to samo, ale z domu – wirtualnie. Zaintrygowało mnie to. W domu, po powrocie z pracy, wpisałam w wyszukiwarkę Google hasło "wirtualna asystentka" i tak narodził się w mojej głowie pomysł na biznes. Jednak od pomysłu do realizacji minęło kilka dobrych miesięcy. Dopiero kiedy moje dziecko skończyło 8 miesięcy, zabrałam się do nauki, założyłam firmę i po niecałych dwóch miesiącach pojawiły się pierwsze klientki. 

To bardzo szybko. Nadal jednak nurtuje mnie jedno pytanie: kim jest wirtualna asystentka? Jakie są jej cele zawodowe i oczekiwania? 

Moim zdaniem wirtualna asystentka to trochę człowiek-orkiestra, a przede wszystkim codzienne wsparcie w biznesie – osoba, która "czuje" biznes klientów i pomaga osiągnąć więcej. Mój cel to pomoc w rozwoju biznesów moich klientek, a oczekiwania? Ciekawe zadania do wykonania i współpraca z fajnymi ludźmi.

Jakie są kompetencje wirtualnej asystentki? Jakie zadania lub obowiązki wykonuje taka osoba dla potencjalnego klienta biznesowego? 

Kompetencje i zadania wirtualnej asystentki to bardzo szeroki temat. Dlaczego? Mogę śmiało stwierdzić, że nie ma dwóch asystentek, które wykonują dokładnie takie same zadania. Co robi wirtualna asystentka? Często są to zadania, które wykonują asystentki stacjonarne, a dodatkowo jeszcze szereg innych zadań, np. zadania administracyjne, planowanie podróży, wsparcie obsługi klienta, pomoc w mediach społecznościowych, wsparcie marketingowe, wsparcie sprzedaży, poszukiwanie klientów.

Kto może objąć stanowisko wirtualnej asystentki? Czego ono wymaga od potencjalnej kandydatki? 

Myślę, że każdy, kto czuje się na siłach i jest zainteresowany tym, co dzieje się dookoła. Najlepiej byłoby mieć już jakieś doświadczenie w pracy jako asystentka / asystent, ale tak naprawdę nie jest to wymagane. Dodatkowo trzeba być nastawionym na ciągły rozwój i dokształcenie – a jeśli lubisz się uczyć i pracować w ciągle zmieniającym się środowisku – taka praca może być dla Ciebie.

Dlaczego warto zatrudnić wirtualną asystentkę? 

Zatrudnienie wirtualnej asystentki to realne korzyści dla przedsiębiorcy. Po pierwsze, oszczędność czasu – można oddelegować zadania, które nie wpływają bezpośrednio na rozwój firmy i skupić się na pozyskiwaniu nowych klientów i zwiększaniu przychodów. Po drugie, oszczędność pieniędzy: podczas rozliczania się z wirtualną asystentką płacisz za realną wykonaną pracę (czy jest to pakiet godzin, rozliczenie za projekt czy pakiet usług). Przy zatrudnieniu stacjonarnej asystentki płacisz, np. wynagrodzenie za cały etat, nawet jeśli asystentka w ciągu dnia przepracuje ich np. 5. Często jest też tak, że wirtualne asystentki są bardziej wydajne i pracują szybciej, dzięki czemu oszczędzają pieniądze swoich klientów. Kolejnym ważnym aspektem "na tak" dla wirtualne asystentki jest zwykle większa dyspozycyjność. Jeśli działasz, np. on-line i potrzebujesz wsparcia wieczorem, kiedy prowadzisz webinary czy kursy (również w weekendy), wsparcie wirtualnej asystentki może być nieocenione.

Oj to prawda, ale trochę męczące. Czyli wirtualna asystentka musi być w pełnej gotowości? Czy jednak zależy to od branży, którą akurat wspiera swoimi usługami biznesowymi? Jak jest z tym u Ciebie? Czy są zadania, których odmawiasz ze względu na porę dnia, weekend czy inne okoliczności? Jak zachować asertywność w tym trudnym biznesie i nie dać wejść sobie na głowę pracodawcy? Jak Tobie się to udaje?  

Myślę, że już na początku pracy jako wirtualna asystentka trzeba jasno określić granice, żeby właśnie nie dać sobie wejść na głowę. Trzeba być w gotowości na takiej zasadzie, że mogą zdarzyć się niezaplanowane zadania "na już". Czasem kilku klientów może chcieć od nas coś „na już” więc trzeba wypracować sobie system, żeby się w tym wszystkim nie pogubić. Jeśli chodzi o mnie – ja ciągle uczę się asertywności i tego, żeby nie dać sobie wejść na głowę. U mnie jest to akurat ciągle taka naleciałość z czasów, kiedy pracowałam jako asystentka stacjonarnie. Stawiam granice przy współpracy z klientkami i staram się pracować w zgodzie ze sobą, co nie zawsze mi się udaje. Na początku mojej działalności pracowałam również w weekendy i był to dla mnie normalny dzień pracy. Od jakiegoś czasu jednak weekend jest czasem dla mnie, więc jeśli klientka zleca mi jakąś pracę na weekend informuję, że nie pracuję w weekendy, więc praca może zostać wykonana w kolejnym tygodniu. No chyba, że jest to sprawa życia i śmierci – wtedy ulegam.

Na co zwracać uwagę podczas procesu rekrutacji, zatrudniania, a jak potem sprawdzać kompetencje wirtualnej asystentki? 

Można ogłaszać w mediach społecznościowych, że poszukuje się wirtualnej asystentki. Warto też wpisać "wirtualna asystentka" w przeglądarkę i sprawdzić kolejne strony lub osoby poszukujące takiego wsparcia do biznesu. Z doświadczenia wiem, że dłużej działające wirtualne asystentki raczej nie biorą udziału w rekrutacjach, bo zwykle to klienci przychodzą do nich sami. Natomiast osoby, które zaczynają swoją przygodę jako wirtualne asystentki, chętniej biorą udział w rekrutacjach i odpowiadają na ogłoszenia.

Sprawdzać kompetencje można przez zlecenie (płatnych) zadań próbnych, chociaż – wg mnie – wystarczy dobrze przeanalizować zgłoszenia, poprosić np. o wypełnienie ankiety, a z najlepszymi osobami przeprowadzić wywiad "na żywo". Oczywiście, jest jeszcze jedna opcja – można zlecić takie zadanie doświadczonej wirtualnej asystentce, która – według zaleceń – wstępnie wybierze kilka kandydatek.

Współpraca zdalna wymaga dużo większego zaufania, ponieważ kontakt z klientem często ograniczają się do maili, komunikatora lub telefonu. Co więc z umowami i fakturami? Na co uważać i co powinny zawierać dokumenty, aby współpraca nie okazała się tragiczna w skutkach dla obu stron? 

Umowy powinno skonsultować się z prawnikiem, który przygotuje wzory pod działalność wirtualnej asystentki. Powinny one zawierać wszystkie elementy współpracy i warunki rozliczenia, a także dokładne elementy składowe prac (jeśli rozliczamy się projektowo) lub warunki pracy – jeśli rozliczamy się godzinowo. Bardzo ważne jest, aby w umowie odgórnie ustalić, gdzie, jak pracujemy i w jaki sposób klient akceptuje wykonanie prac i w jaki sposób je zleca. 

Jeśli chodzi o faktury – proponuję wystawianie faktur i rozliczenia "z góry", wtedy jest się zabezpieczonym przed potencjalnie nieuczciwymi klientami. 

Faktycznie, na nieuczciwych klientów trzeba uważać. Czy zdarzyło Ci się odmówić współpracy przy jakimś projekcie? W jakich okolicznościach to nastąpiło?   

Tak, odmawiam współpracy zdecydowanie częściej, niż przyjmuję nowe zlecenia – po prostu nie mam aż tak dużej ilości czasu do dyspozycji. Wynika to również z faktu, że, np. nie są to prace w mojej niszy (kobiece biznesy) lub po prostu nie są dla mnie ciekawe. Notorycznie odmawiam również, kiedy potencjalny klient chce usług telefonicznych, ponieważ po prostu takich nie świadczę.

Co jest najtrudniejsze w pracy wirtualnej asystentki? Czy jest to praca dla każdego? Czy to stanowisko jest dla wszystkich? A może są jakieś przeciwskazania do wykonywania tego rodzaju pracy zdalnej?  

Najtrudniejsze w pracy wirtualnej asystentki to utrzymać samodyscyplinę w pracy. Jak wiadomo, nie ma się nad sobą szefa, więc trzeba cały czas motywować samą siebie. Ciężko jest też pokonać gorsze dni i przytłoczenie, które zawsze się zdarzają, ponieważ, a to coś nie wyjdzie, a to projekt ciągnie się w nieskończoność, a to ma się trudnego klienta, który kwestionuje wykonanie każdego zadania. Czasem jest tak, że tych klientów jest mniej i to też nie motywuje do dalszej pracy.

 
Trzeba być nastwionym na to, że czasem nie jest kolorowo, więc trzeba wiedzieć, jak sobie z tym radzić. Myślę, że to nie jest praca dla każdego. Jeśli ma się problem z tym, żeby ciągle wychodzić poza strefę swojego komfortu i ciągle przełamywać jakieś wewnętrzne granice, to chyba lepiej znaleźć sobie pracę na etacie, w której jest łatwiej.

Wspomniałaś o trudnych klientach. W każdej pracy chyba tacy się zdarzają. Jak więc wygląda Twoja komunikacja z klientem zarówno tym trudnym, jak i tym "normalnym"? Zdradź mi swoje sposoby na perfekcyjną komunikację i receptę na to, co zrobić, aby uniknąć błędów w komunikacji na linii klient-asystentka w trybie on-line. Jakie najczęściej błędy są popełniane podczas komunikacji zdalnej między klientem a jego wirtualną asystentką? Czy Tobie one się zdarzyły? 

Na początku każdej współpracy komunikujemy się mailowo, a ze stałymi klientkami pracuję w Asanie. Do codziennej komunikacji używamy komunikatorów, np. WhatsApp, Messenger, Slack, Google Hangouts, Skype.

 
W komunikacji zdalnej najważniejsze jest ustalenie już na samym początku wszystkich reguł dotyczących współpracy, a potem stosowanie się do nich. Jakiś czas temu pisałam o komunikacji w pracy zdalnej na moim blogu.

Jakie trzeba mieć kompetencje miękkie, aby móc wykonywać ten zawód? 

Praca wirtualnej asystentki to przede wszystkim praca dosyć "samotna" w przypadku, gdy nie ma się jeszcze "kogoś" do współpracy, więc bardzo ważna, moim zdaniem, jest samodyscyplina. Dodatkowo cenne będą umiejętności organizacyjne (porządek, dbanie o bezpieczeństwo prac, lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów). W pracy wirtualnej asystentki ważną rolę odgrywają również umiejętności komunikacji i interpersonalne.

Jak wygląda dzień wirtualnej asystentki „od kuchni”? 

Mój „codzienny” dzień pracy znacznie różni się od normalnej pracy w stałych godzinach. Jestem mamą i pracuję w domu, więc mój cały dzień pracy staram się podporządkować mojej córce. Wstajemy ok. 7.00 i do południa staram się wykonać 2 bloki mojej pracy. Znacznie więcej (3-4 godziny) pracuję wieczorem lub w nocy, ale tak naprawdę – poza wypracowaną poranną rutyną –  mój każdy dzień jest inny. Zmieni się to na pewno we wrześniu, kiedy moje dziecko pójdzie do żłobka, a ja będę pracować w przyzwoitych godzinach (śmiech).

Czyli praca zdalna, jaką wykonuje asystentka pozwala na nienormowany czas pracy i elastyczne godziny pracy? Czy jednak nie jest aż tak wygodnie? 

Praca wirtualnej asystentki pozwala na elastyczne godziny pracy (oczywiście nie w 100% przypadków, czasem klient może wymagać obecności online w wyznaczonych godzinach, jednak nie jest to standard). U mnie jest akurat tak, że to ja wybieram sobie godziny pracy i w moim przypadku jest to super rozwiązanie i elastyczne godziny pracy są dla mnie (w tej chwili) najlepszą opcją.

W jakich kanałach komunikacji w sieci poszukujesz klientów dla siebie? Czy stosujesz prospecting w procesie poszukiwania klientów?

Mam sporo zapytań z mojej strony, ponieważ udało mi się ją w miarę wysoko wypozycjonować, więc zapytania przychodzą z wyszukiwani organicznych w Google. Prowadzę swój newsletter i z niego zdobywam klientki. Prowadzę też konta w mediach społecznościowych i stamtąd tez przyciągam zainteresowane osoby. Na tym etapie sama nie muszę szukać klientek, chociaż brałam kilka razy udział w rekrutacjach w odpowiedzi na ogłoszenia na Facebooku.

 
Jeśli chodzi o prospecting – nie jestem specjalistką w pozyskiwaniu leadów, ale od czasu do czasu stosuję tę metodę i dobrze wykonana jest również skuteczna.

Od kilku miesięcy działa RODO. Skąd więc pozyskujesz dane osób, z którymi się kontaktujesz? 

Jeśli już stosuję w swoich działaniach prospecting – działam głównie za pomocą LinkedIn, ale więcej zdradzić nie mogę, bo to tajemnica służbowa (śmiech).

Co sprawia, że czujesz się spełniona zawodowo, wykonując pracę na stanowisku wirtualnej asystentki?

Uwielbiam, kiedy moje klientki do mnie dzwonią lub piszą, że zadania, które dla nich zrobiłam, wyszły świetnie, a one osiągnęły swoje cele. 

To musi być dla Ciebie ogromna motywacja do dalszej pracy. Porozmawiajmy jednak i o tej negatywnej stronie biznesu online. Jakie trudności napotykasz podczas codziennych obowiązków? Jak radzisz sobie z pokusami i wyzwaniami? Wiadomo, że w domu zawsze jest coś do zrobienia, a dziecko potrzebuje mamy.  

Z moją córeczką mamy system 25 minut zabawy i 25 minut mojej pracy i akurat te 25 minut to czas, w jakim ona może się zająć zabawą, a ja w spokoju popracować. W ciągu dnia mam kilka takich bloków, jeśli mam dużo zadań. Jednak większość pracy wykonuję, kiedy mała już śpi (głównie w nocy). Sama praca w domu mnie nie rozprasza. Pracuję w osobnym małym pokoiku, w którym mam przyjazne warunki pracy i mogę odciąć się od obowiązków domowych.

A co z obowiązkami "na wczoraj"? Bywa, że szef każe wykonać coś na szybko? 

Raczej takie zadania mi się nie zdarzają – częściej są to, np. zadania z krótkim terminem wykonania. Jakoś tak staram się rozplanować pracę, żeby unikać zadań "na wczoraj". Jeśli już się zdarzą – wykonuję je w pierwszej kolejności i staram się wygospodarować na nie czas niezależnie od mojego dnia (jeśli jestem w domu).

Czy nie masz czasem ochoty rzucić pracy on-line i wrócić na tryb off-line, w biurze? Czy Twoja praca wirtualnej asystentki ogranicza się tylko do pracy w domu? Czy jednak czasem masz zlecenie wyjazdowe i musisz coś załatwić na mieście? 

Jestem introwertykiem, więc nie mam problemu z pracą w domu i właściwie w domu mam spokój. Dosyć mocno stresuję się spotkaniami z nowymi ludźmi, dlatego taka forma pracy jest dla mnie jak najbardziej trafiona. Aktualnie pracuję w innym kraju, więc nie mam zajęć wyjazdowych, ale już niedługo wracam do Polski i być może mój sposób pracy ulegnie zmianie (na pewno będę chciała spotykać się ze stałymi klientkami face to face raz na jakiś czas).

Przeglądając portale ogłoszeniowe oraz branżowe grupy na Facebooku, widzę coraz więcej ofert współpracy dla wirtualnych asystentek. Dlaczego przedsiębiorca wybiera właśnie asystentki wirtualne, zamiast zatrudnić tradycyjną sekretarkę w biurze na 8 godzin? Czy dzieje się tak tylko ze względów ekonomicznych?  

Zatrudnienie wirtualnej asystentki jest tańsze niż zatrudnienie pracownika stacjonarnego, a przy okazji wirtualne asystentki ciągle się kształcą, chodzą na kursy i często wartością dodaną do samej pracy wirtualnej asystentki jest jej wiedza. Wydaje mi się również, że jest to bardzo wygodne rozwiązanie i sytuacja win-win dla asystentki i przede wszystkim dla przedsiębiorcy.

Praca online otwiera również drogę dla przyszłych mam lub dla tych, które już mają małe dzieci, jak Ty, o czym już kilkakrotnie wspomniałaś podczas naszej rozmowy. Czy uważasz, że tak będzie wyglądać przyszłość zawodowa młodych matek? Jak w ogóle oceniasz możliwość rozwoju w tym kierunku w Polsce, bo rozumiem, że teraz raczej nie masz zbyt dużej styczności z polskim rynkiem? Jak praca wirtualnej asystentki wygląda za granicą? Podaj kilka cennych informacji z własnego podwórka. 

Wiem, że praca wirtualnej asystentki to fajna droga rozwoju kariery i myślę, że dla części młodych mam będzie idealnie trafiona wymarzoną pracą. Trzeba jednak być zdyscyplinowanym, proaktywnym i nastawionym na ciągły rozwój. Jeśli o to chodzi, szczerze uważam, że możliwości rozwoju wirtualnej asystentki są nieograniczone. Można specjalizować się we wszystkich branżach i docierać do każdego rodzaju klientów. W porównaniu do angielskiego rynku wirtualnych asystentek – polski jest znacznie mniejszy i można byłby powiedzieć, że u nas branża raczkuje. On dopiero zaczyna się kształtować i budować swoją pozycję wśród innych wolnych zawodów. Dlatego uważam, że jest to dobry czas, żeby spróbować swoich sił jako wirtualna asystentka. Wiadomo, że rynek zweryfikuje umiejętności i zapotrzebowanie na asystentki. Natomiast angielski rynek asystentek jest już dosyć mocno zakorzeniony w świadomości klientów. W Wielkiej Brytanii częściej jest tak, że wirtualne asystentki szukają swoich klientów lokalnie, po to, żeby częściej spotykać się z Klientami. Bardziej popularny jest networking i różne spotkania biznesowe, na których pozyskuje się nowych Klientów.

Brzmi optymistycznie, ale czy polskie społeczeństwo, w tym też przedsiębiorcy są otwarci i przygotowani na tego rodzaju usługi? Dotychczas praca w większości odbywała się off-line, ale w ciągu ostatnich lat znacząco się to zmieniło. Firmy dopiero zaczynają się zastanawiać i dostosowywać do trybu home office. Też to zauważyłaś?   

Myślę, że z tym przygotowaniem jest różnie – przedsiębiorcy chcą, ale nie mają często czasu na podjęcie działań, które są niezbędne przed rozpoczęciem współpracy z wirtualną asystentką. Otwartość na usługi wirtualnej asystentki zwiększa się z miesiąca na miesiąc i to jest bardzo fajny progress. Od kilku lat można zauważyć wzrost bardzo różnych biznesów online. Dodatkowo sporo osób, które dotychczas działały off-line, chce przenieść swoje działania do świata on-line i to stwarza ogromne możliwości dla wirtualnych asystentek. Wielu działających już przedsiębiorców odkrywa, że istnieją wirtualne asystentki i przekonuje się do współpracy z nimi już teraz.

Czy jest to zawód, w którym w pełni odczuwasz satysfakcję i masz możliwość dobrych zarobków?

Tak, zdecydowanie tak jest. W tym momencie staram się również wprowadzić do swojej oferty usługi, które będą odbywały się już bez mojego udziału, czyli dochody pasywne.

Brzmi ciekawie. Opowiedz coś o nich. Może kogoś, kto zapozna się z naszą rozmową, zainteresuje się Twoją ofertą. 

Wielu przedsiębiorców ma problem z określeniem zadań do oddelegowania (nie tylko wirtualna asystentka) i nie ma świadomości złożoności takich zadań. Dlatego chcę zaproponować procedury określania i wykonania zadań z konkretnymi przykładami, a także listy kontrolne do różnych biznesowych działań. Dodatkowo będzie również projekt specjalnie dla osób, które chcą zacząć swoją przygodę jako wirtualna asystentka, ale o tym nie mogę jeszcze zbyt wiele mówić.

Wspomniałaś wielokrotnie, że stanowisko wirtualnej asystentki wymaga nieustannego rozwoju i nauki. Czy więc, aby wykonywać tę pracę, trzeba ukończyć jakieś specjalne kursy, zdobyć certyfikaty?

Moim zdaniem nie trzeba, chociaż wcześniejsze doświadczenie w pracy asystentki off-line może być bardzo pomocne. Myślę, że liczą się świetnie pierwsze wrażenie i realne umiejętności.

Kim są zazwyczaj Twoi klienci, wspominasz głównie o kobietach? Czy fakt, że masz do czynienia tylko z przedsiębiorczymi kobietami jakoś zawęża Ci pole poszukiwań klientów- mężczyzn? Czy to duże firmy z zasobnym budżetem, czy jednak przeważają jednoosobowe działalności gospodarcze z dość niskim budżetem?  

Moją grupą docelową są kobiety, które prowadzą własną działalność, więc są to raczej małe firmy. Zakładając swoja firmę wiedziałam, że chcę pomagać kobietom. Mimo, że są to małe działalność i budżety takich firm nie są milionowe w stosunku do godzin, jakie mam do przepracowania. Moim wyborem było kierowanie swoich usług do kobiet, a nie zliczę, ile razy odmawiam mężczyznom. Na dzień dzisiejszy nie chcę wchodzić w taki rynek, bo zwyczajnie nie mam takiej potrzeby.

Idąc tym tropem, jak sądzisz, dlaczego stanowisko wirtualnej asystentki jest tak mocno sfeminizowane, podobnie zresztą jest z sekretarką (dotychczas miałam okazję spotkać tylko jednego sekretarza)? Czy jest szansa, aby w przyszłości pracę w tej branży zasilili też mężczyźni? 

Spotkałam mężczyznę, który był wirtualnym asystentem i całkiem nieźle sobie radzi. Kobieta – asystentka to stereotyp, z którym chyba nie da się wygrać i chyba dlatego środowisko asystentek jest tak mocno sfeminizowane. Nie sądzę, żeby miało się to w przyszłości drastycznie zmienić.

W jakich obszarach możesz wspomóc działanie swoich potencjalnych klientów? O co klienci często pytają? Jakie mają oczekiwania? 

To zależy, jakie mają potrzeby. Często pomagam w tworzeniu newsletterów, stron lądowania, wprowadzam zmiany na stronach, dodaję wpisy, aktualizuję WordPress, tworzę autorespondery i sekwencje mailowe, tworzę proste grafiki, projektuję infografiki oraz grafikę pod produkty. Jestem wsparciem technicznym, ale też wspieram obsługę Klienta i wyszukuję informacje, tworzę raporty, wzory dokumentów, prezentacje itp.

Oczekiwania najczęściej są takie, że praca zostanie wykonana bez ich udziału i zbyt dużej ilości pytań w trakcie. Dlatego zawsze przed ustalamy dokładnie, co i jak zrobić. 

Wskaż ewentualną różnicę między sekretarką czy asystentką? Czy chodzi tylko o nazwę, a może jest w tej nomenklaturze coś więcej? 

Sekretarka to osoba, która zajmie się pracami administracyjnymi w firmie (odbiera maile, listy, odbiera telefony, robi zakupy, przyjmuje interesantów, pomaga działowi kadr, przyjmuje i opisuje faktury, prowadzi dziennik korespondencji i wiele innych), natomiast asystentka to osoba, która wykonuje oddelegowaną część obowiązków swojego przełożonego i może występować w określonych sprawach w jego imieniu. 

Czy powinniśmy się zatem obawiać, że kiedyś praca sekretarki odejdzie w zapomnienie?  

Myślę, że sekretarki mogą spać spokojnie (śmiech). Wirtualna asystentka jest lepszym rozwiązaniem dla mniejszych firm, innych freelancerów i start-up'ów. Nie wyobrażam sobie, żeby można było zrezygnować ze stacjonarnej administracji w średnich, większych firmach czy korporacjach. Raczej nie.

Idealna wirtualna asystentka to dla mnie…

Taka, która umie przyznać się do błędów, ale też tupnąć nogą, kiedy trzeba.

A kiedy „tupiesz nogą” w Twojej pracy? 

Kiedy znam lepsze rozwiązanie danego problemu (śmiech) lub w sytuacjach, kiedy mam zrobić coś, czego nie było w umowie lub nie jest zgodne ze mną.

A co z dokumentacją? Gdzie ją przechowujesz – drukujesz, trzymasz w chmurze czy raczej kopiujesz na urządzenia mobilne? Czy klient może u Ciebie liczyć na anonimowość? 

Podczas rozpoczęcia współpracy z klientem podpsujemy umowę o poufności, w której są jasno określone wszystkie moje działania związane z przechowaniem i zabezpieczeniem danych. Co do zasady poufności, dane przechowuję na szyfrowanych folderach oraz w chmurze, a usuwam je po zakończeniu współpracy. Hasła zabezpieczam za pomocą odpowiednich narzędzi i nie przechowuję ich dłużej niż to konieczne.

Chciałam spytać teraz o rzecz najważniejszą w Twojej pracy, a mianowicie o narzędzia w biznesie. Z jakich programów korzystasz w swojej pracy? Które z nich są w jakimś zakresie bezpłatne, a za które trzeba zapłacić? Opowiedz trochę o ich przeznaczeniu? 

Programów, z których może korzystać wirtualna asystentka, jest bardzo dużo, w zależności od potrzeb mogą to być:

• systemy do obsługi poczty i kalendarza klientów, np. Thunderbird, Outlook, Gmail;
• narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami: Asana, Trello, Nozbe, LastPass – do haseł;
• pakiet MS Office, ale na początek idealny też będzie Libre Office lub dokumenty od Google;
• WordPress i jego wtyczki,
• Systemy do e-mail marketingu, np. MailerLite, Mailchimp czy Fresh Mail;
• narzędzia do obsługi kont w mediach społecznościowych: Hootsuite. Buffer, Tweet Deck, Planoly, Tailwind, Chatfuel, Zapier;
• narzędzia do tworzenia prostych grafik, np. Canva, Photoshop (podstawy);
• narzędzie do śledzenia czasu pracy, np. Toggl lub zwykły arkusz kalkulacyjny.
• Napisałam też artykuły o narzędziach dla małego biznesu, w których możesz znaleźć więcej informacji. Polecam zacząć naukę od kilku, a następnie po kolei uczyć się kolejnych – nie wszystkiego na raz.
• Większość z podanych przeze mnie narzędzi ma bezpłatne opcje, dlatego są świetne dla wirtualnych asystentek – na początek nie trzeba inwestować milionów w swoją pracę. Płatne są m.in. LastPass, MS Office, hosting i domena oraz Photoshop.

Oj, faktycznie, jest sporo rozwiązań jeśli chodzi o narzędzia biznesowe, więc z pewnością skorzystam nie tylko ja, ale też moi czytelnicy. A co najbardziej lubisz w swojej pracy i jaki widzisz swoją przyszłość w branży? 

Uwielbiam wolność i możliwość współpracy ze świetnymi osobami, których nie poznałabym w innych okolicznościach. Chcę dalej wspierać swoje klientki, a także pomagać osobom dopiero zaczynającym swoją przygodę jako wirtualne asystentki. 

A właśnie, dobrze, że o tym wspomniałaś, czy masz jakieś rady dla dziewczyn, które chciałyby się dowiedzieć, jak zacząć pracę wirtualnej asystentki? Gdzie mogą aplikować, szukać zleceń dla siebie? Jak Ty im możesz pomóc? Czy mogą się do Ciebie bezpośrednio zwrócić?

  

Ostatnio napisałam dosyć spory artykuł o tym, jak zacząć swoją pracę jako wirtualna asystentka i można go znaleźć tutaj.

Polecam też nie podglądać konkurencji, ale samemu szukać swoich idealnych klientów, np. pokazywać im, że potrzebują wsparcia, a także pracować nad swoją prezentacją online (stroną i mediami społecznościowymi), bo w pracy wirtualnej asystentki pierwsze wrażenie jest szczególnie ważne.

Nasza rozmowa jest prowadzona w ramach cyklu "To jest przyszłość biznesu", więc na zakończenie nie mogę nie zapytać, czy według Ciebie wirtualna asystentka ma szansę się rozwinąć i stać się jednym z filarów biznesu on-line? 

Tak, myślę, że jest to możliwe. Chociaż jeśli mówimy o biznesie on-line, to założeniem takiego modelu jest skalowalność dochodów i automatyzacja działań, co nie do końca jest możliwe w pracy asystentki. Są jednak pewne opcje, jakie można wybrać, żeby zwiększyć efektywność pracy wirtualnej asystentki i to jest na przykład proponowanie klientom pakietów projektowych, niż godzinowych. Myślę, rozwój tego sektora zależy też tak naprawdę od osób w nim pracującym, czyli od nas – wszystkich asystentek. Mocno kibicuję wszystkim wirtualnym asystentkom i życzę sobie, żeby usługi wirtualnej asystentki zwiększyły znaczenie w biznesie online.

Też życzę tego zarówno Tobie, jak i innym wirtualnym asystentkom. Dziękuję za niezwykle interesującą rozmowę. Wiele się z niej dowiedziałam o Twojej pracy. 

Ja również dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała

Chcesz podzielić się ciekawym newsem lub zaproponować temat do rozmowy albo żebym przeczytała i zrecenzowała Twoją książkę? Skontaktuj się ze mną, pisząc maila na adres: sylwia.cegiela@gmail.com.

Dziękuję, że przeczytałaś/eś ten artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z kolejnymi nowościami wydawniczymi lub ciekawymi historiami, zapraszam do mojego serwisu ponownie!

Publikacja objęta jest prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko i wyłącznie za zgodą Autorki niniejszego portalu.