[rozmowa o wydarzeniu] #zostańwdomu i pracuj zdalnie w czasie epidemii koronawirusa (#2)

Świat od kilku tygodni się zatrzymał. Wszystkich dookoła ogarnia panika, a jej przyczyną jest pandemia koronowirusa, która spowalnia wiele gałęzi życia w wielu krajach na świecie. Zachorowania i śmiertelność w skali globalnej jest spora, władze apelują więc do swoich obywateli o pozostanie w mieszkaniach. Została nawet w mediach społecznościowych uruchomiona akcja #zostańwdomu. Jednak pandemia pandemią, ale pracować trzeba. Wychodząc więc naprzeciw zaistniałej sytuacji, coraz głośniej mówi się o pracy zdalnej wykonywanej w zaciszu własnego domu tak niedocenianej do tej pory przez pracodawców. Wszystko po to, aby jak najskuteczniej wyeliminować kontakt z wirusem oraz szybko przerwać skutki działania koronawirusa.

O systemie home office opowiedzą mi więc osoby, które w tym trybie pracują już od bardzo dawna. Będziecie mogli się przekonać o zaletach, ale też wadach pracy zdalnej, o niebezpieczeństwach, jakie po drodze napotka freelancer oraz o tym, czego może się spodziewać oraz czego unikać wykonując zlecenia w domu. Dziś drugi wywiad z serii #zostańwdomu i pracuj zdalnie w czasie epidemii koronawirusa. Tym razem o rozmowę poprosiłam Aleksandrę Proksa-Bielawę.

Kilka słów o Moim Gościu:

Ola Proksa-Bielawa – wirtualna asystentka specjalizująca się w zagadnieniach związanych z marketingiem i organizacja wydarzeń. Wcześniej pracowała m.in. w Startup Academy, dla wydawcy magazynów Marketer+ i Nowa Sprzedaż oraz współorganizowała spotkania Merytorycznie o Marketingu. Pracuje zdalnie od 5 lat. Wspiera przedsiębiorców, aby mogli się rozwijać i sprostać codziennym wyzwaniom we własnych firmach. Prywatnie mama dwóch chłopaków mieszkająca w malowniczym Zamościu.

Olu, dziękuję bardzo, że znalazłaś czas na podzielenie się z Moimi Czytelnikami doświadczeniem w pracy zdalnej. Jak zaczęła się Twoja historia z home office?

Aleksandra Proksa-Bielawa: Pracę zawodową zaczęłam już na studiach dziennych. Żeby pogodzić obowiązki w pracy i na studiach zdarzało mi się pracować zdalnie z uczelni lub ze stancji. Później zatrudniłam się w firmie, która swoją siedzibę miała w Warszawie – ja mieszkałam w Lublinie i nie zamierzałam się przenosić. Tym sposobem rozpoczęła się moja przygoda z pracą zdalną “na poważnie”. Tak bardzo polubiłam ten styl, że postanowiłam pracować zdalnie nadal, tylko tym razem na własny rachunek i na własnych zasadach.

Z czym kojarzy się ogólnie praca zdalna pracodawcom, a z czym pracownikom?

Z leżeniem na plaży i piciem drinków (śmiech). Spotykam się z opinią, że mam “dobrze”, ponieważ pracuję zdalnie, albo że świetnie, iż znalazłam sposób na zarabianie “siedząc w domu”. Choć w mojej ocenie praca zdalna ma zdecydowanie więcej plusów niż minusów, to jednak nadal pozostaje ona pracą, którą trzeba wykonać. Osoba, która decyduje się na pracę zdalną, musi być pewna swoich umiejętności organizacyjnych.

Natomiast pracodawcy myślą, że pracownik podczas takiej pracy przegląda memy, ogląda filmy, czyli nic nie robi w kontekście zawodowym. Mówi się, że nie da się dopilnować pracownika, gdy nie ma go w biurze i nie widzi się go codziennie. Śmiem twierdzić, że oczywiście, iż się da, ale nie każdy nadaje się do zarządzania zdalnym zespołem.

Pracownik zdalny musi często sam wyszukiwać sobie współprac, których na rynku jest coraz więcej. Na jakie oferty trzeba uważać, aby potem nie odczuwać skutków ich przyjęcia?

Najbardziej trzeba uważać na ogłoszenia w stylu “podam informację na priv”. Jeśli ktoś od razu nie pokazuje, na czym będą polegały zadania i jakie są warunki współpracy, to powinna zapalić się czerwona lampka. Nie można też ufać ofertom łatwego zarobku niewielkim kosztem. Zazwyczaj jest to próba oszustwa. Warto też wystrzegać się skomplikowanych systemów rozliczeń. Osobiście mam zasadę, że gdy nie mogę od razu ustalić, ile zarobię na danej współpracy (przynajmniej widełki), to w nią nie wchodzę. Wiem, że im bardziej skomplikowany system, tym większe prawdopodobieństwo późniejszych problemów z płatnością.

A co z predyspozycjami, jakie powinien posiadać freelancer pracujący w systemie home office? Które uważasz za najważniejsze?

Musi być wymiataczem organizacji, inaczej szybko się wypali lub będzie za mało zarabiał, by to miało sens. Dodatkowo powinien być osobą, która nie potrzebuje codziennego kontaktu face to face z innymi ludźmi, by efektywnie pracować. Umiejętność wyrażania swoich myśli wprost, szczególnie w formie pisanej jest dużym atutem. Musi umieć dobrze przekazać wiadomość bez możliwości wsparcia się komunikacją niewerbalną. Na pewno samodyscyplina jest też bardzo ważna. 

Organizując sobie samemu czas pracy, zakres obowiązków, stawki oraz godziny pracy, trzeba mieć dużo samozaparcia, by nie ulec pokusie oglądania nowego sezonu serialu, poscrolowania mediów społecznościowych lub wykonywania miliona drobnych spraw w domu. Czas pracy to czas, który trzeba bezwzględnie wykorzystywać na wykonywanie zadań związanych z pracą.

Kiedyś pod pojęciem „praca w domu” najczęściej kryło się zwykłe chałupnictwo, które jednak kojarzyło się negatywnie. Jak jest z tym teraz? Czego możemy się spodziewać, gdy przeszukujemy oferty pracy zdalnej?

Teraz, można powiedzieć, że jest cały wachlarz możliwości! Od pracy w marketingu (kampanie reklamowe w mediach społecznościowych, copywriting, SEO, grafika), poprzez sprzedaż i telemarketing, tłumaczenia, IT, zarządzanie projektami, a nawet szkolenia online, kursy. Coraz więcej jest też twórców internetowych, którzy szukają wsparcia w realizacji kampanii sponsorowanych lub tworzenia i dystrybucji ich produktów czy usług. Uważam, że sporą część obecnych zawodów można przenieść do świata online i pracować zdalnie.

Co ciekawe, nadal spotykam się z opinią, że praca w domu to nie jest prawdziwa praca. Zdarzają się negatywne reakcje na wieść o tym, czym się zajmuję. To nie jest poważna praca, ponieważ nie wychodzę z domu, nie idę do biura. Taki punkt widzenia często zakłada, że powinnam w tym czasie też ugotować, wysprzątać w domu czy wyprasować. W takim wypadku pytam, czy oni też zabierają deskę do prasowania do pracy? (śmiech)

Jeszcze do niedawna praca zdalna kojarzyła się wielu osobom przede wszystkim z pracą dodatkową. Dziś chyba możemy śmiało powiedzieć, że to coraz częściej praca na pełny etat?

Zdecydowanie tak. W obecnych czasach praca z domu, w kawiarni czy podróżując po świecie na cały etat, już nie dziwi. Głównie freelancerzy działają w ten sposób, że pracują w 100% z domu, więc minimalizują koszty związane z wynajęciem biura, dojazdami itp.

Ile zarabia pracownik zdalny. Od czego zależy jego wynagrodzenie?

Stawki zależą od posiadanego doświadczenia, wyrobionej marki osobistej, zakresu działań i możliwości wykonywania czy umiejętności negocjacyjnych. W dużej mierze też od tego, czy traktujemy to jako podstawowe źródło dochodu (wtedy poświęcamy temu całą uwagę i zarabiamy więcej) czy jako pracę dodatkową.

Jakie formy zatrudnienia dominują w przypadku home office?

Dominują umowy cywilnoprawne oraz jednoosobowe działalności gospodarcze. Te pierwsze dotyczą zazwyczaj osób początkujących, które chcą sprawdzić, czy taka forma pracy im odpowiada, natomiast gdy zadań i zleceniodawców przybywa, wygodniej jest przejść na rozliczenie na zasadzie faktur. Wtedy też ze względów księgowych jest się bardziej atrakcyjnym dla zleceniodawcy.

Jakie są obowiązki w pracy zdalnej po obu stronach?

Obowiązki po stronie zlecającego:

- stworzenie procedur komunikacji i zlecania zadań;
- wyznaczanie realnych terminów realizacji zadania – ciężko ocenić, czy pracownik faktycznie się nie wyrobił, czy po prostu się obijał;
- wypracowanie w sobie zaufanie do pracowników, podwykonawców, że rzetelnie wykonują zadania – panuje przekonanie, że każdy chce nas oszukać;
- zapewnienie bezpieczeństwa przepływu danych i zapobieganie wypłynięcia poufnych informacji;

- motywowanie i wspieranie pracownika w trudnościach związanych z wykonywaniem zadań – w biurze można zorganizować szybkie spotkanie 1:1 lub szybko wyjaśnić wszelkie niejasności, a pracując zdalnie, możliwości takiego wsparcia są ograniczone.

Obowiązki po stronie pracownika:

- odpowiednie przygotowanie warunków do pracy – w domu często domownicy przerywają, przychodząc o coś zapytać i wybijają z rytmu;

- zapewnienie porządku w materiałach, by móc bez przeszkód dzielić się ze współpracownikami bez konieczności długich tłumaczeń. Spędzając razem czas w biurze, można szybko dopytać o szczegóły lub odnaleźć potrzebne dokumenty. W pracy zdalnej potrzebne są specjalne procedury;

- doskonalenie umiejętności komunikacyjnych. Niekiedy ciężko wytłumaczyć w formie pisemnej czego potrzebujemy, a komunikacja w pracy zdalnej przebiega głównie w formie pisanej – mail, Slack. Czasami dochodzi do tego szybki telefon;

- negocjowanie ilości zadań. Pracodawcy mają tendencje do wrzucania pracownikowi zdalnemu większej ilości pracy, ponieważ nie widzą dokładnie, ile godzin pracownik spędził na danym zadaniu. Ma się wtedy wrażenie, że mogą zrobić więcej.

Czy każdy może pracować w tym trybie?

Zdecydowanie nie. Jednak uważam, że każdy może spróbować, czy takie rozwiązanie będzie mu odpowiadać. Zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika nie zawsze taka współpraca będzie możliwa. Praca zdalna dla mnie to większa efektywność i oszczędność czasu (brak dojazdów, przerwy dostosowane do mojego rytmu). Znam jednak osoby, które bez obecności innych współpracowników twarzą w twarz pracują mniej efektywnie i odczuwają spadki nastroju – potrzebują innych, by móc efektywnie i kreatywnie działać.

Co najczęściej zniechęca ludzi do pracy w domu?

Najczęściej brak kontaktu osobistego z drugim człowiekiem. Szczególnie osoby ekstrawertyczne mogą źle czuć się w takim układzie pracy.

Jakie błędy najczęściej popełniają osoby pracujące zdalnie? Czy można się ich ustrzec?

Według mnie najczęstszym błędem jest przekonanie, że pracując z domu, można wykonywać przy okazji inne drobne zadania domowe – sprzątanie, gotowanie, pójście na pocztę, aby odebrać paczkę, zrobić drobne zakupy itp. Takie osoby rozdrabniają się na sprawy, które nie przybliżają ich do wykonania określonych zadań. Odwlekają tym samym czas pracy, nie realizując w czasie powierzonych obowiązków. Przyzwyczają tym samym też domowników, że skoro jesteś w domu, to możesz wykonać obowiązki domowe przy okazji. Nie polecam takiej taktyki, może prowadzić do szybkiego wypalenia się.

Pracując w domu, z pewnością masz swoje patenty na to, jak walczyć z chwilowym zniechęceniem czy brakiem chęci, kreatywności. Jak sobie zorganizować pracę, aby unikać rozkojarzenia i skupić się na pracy, mimo obecności wielu domowych „rozpraszaczy”?

Mam kilka podstawowych zasad. Po pierwsze, mam swoje miejsce pracy, gdzie siadam i wiem, że muszę pracować. Po drugie, wyłączam wszelkiego rodzaju powiadomienia – telefon, media społecznościowe. Po trzecie, robię przerwy – tym sposobem mam czas tylko na pracę i na odświeżenie głowy. Nie siedzę wtedy bezproduktywnie przed komputerem.

Poza tym nie istnieją jakieś magiczne sposoby, które wykonają zadania za nas. Jak wiem, że mam zadanie do wykonania, to po prostu siadam i robię. To brzmi może naiwnie, ale ustalam priorytet i się go trzymam. Źle czuję się ze sobą, jeśli zadania nie wykonam.

Na co powinniśmy uważać, szukając dogodnej dla siebie oferty pracy w Internecie? Po czym można rozpoznać nieuczciwą ofertę pracy?

Na pewno warto uważać na ogłoszenia, które przekonują nas, że bardzo łatwo i szybko zarobisz, właściwie nie wykonując żadnej pracy. W pracy zdalnej, podobnie jak w pracy etatowej, żeby zarobić, trzeba pracować – systematycznie i rzetelnie. Nie ma magicznych sztuczek.

Warto też sprawdzić, kto ogłasza ofertę pracy i czym się zajmuje. Jeśli to firma, warto prześledzić firmę w wyszukiwarce i poszukać, czy nie ma tam nic podejrzanego.

Zastanawiam się, jakie masz hobby, poza pracą. Czy fakt, że spędzasz wiele godzin przed komputerem, powoduje, że w wolnym czasie szukasz innej formy relaksu?

W czasie, gdy nie pracuję, prowadzę normalne życie (śmiech). Spędzam czas z dziećmi, chodzę na spacery, gotuję, czytam książki. Staram się nie poświęcać tego czasu na siedzenie przed ekranem, jednak nie ukrywam, że bywa z tym ciężko szczególnie w napiętym okresie. Często czytam artykuły, oglądam InstaStory ciekawych osób ze świata biznesu czy blogerów.

Warto też zaznaczyć, że – pracując w domu – nie ma się zbyt dużo kontaktu z ludźmi. Warto wtedy zadbać, by od czasu do czasu pójść na spotkanie, do kina, do przyjaciół. To potrafi odprężyć, szczególnie w czasie wzmożonej pracy.

Jak powinni przygotować się do tego pracodawcy?

Pracodawca powinien przede wszystkim umożliwić pracę zdalną i zlecić takie zadania, które mogą być wykonywane poza biurem.

Dodatkowo powinien zapewnić dostęp do sprzętu, materiałów, programów. Warto też sprawdzić, czy wszyscy pracownicy mają w domu zapewnione stałe i szybkie łącze internetowe.

W mojej ocenie powinien też zastanowić się, które z osób z zespołu mogą mieć problem z przestawieniem się na tryb pracy zdalnej i będą potrzebowali większego wsparcia w tym zakresie. Ważnym aspektem jest odpowiednia komunikacja w zespole, wykorzystanie narzędzi takich jak Slack czy Skype. Warto też skupić się nie tyle na rozliczaniu czasu pracy, ile na przejście w myślenie zadaniowe – rozliczać pracownika z wykonanej pracy.

Co powinni zrobić sami pracownicy, zanim w ogóle zaczną myśleć o rozwiązaniu home office? Jakie rady masz dla tych ludzi?

Rozwiń umiejętności związane z zarządzaniem sobą w czasie. Przygotuj domowników do tego, że to nadal praca. Wyeliminuj wszelkie rozpraszacze. Wygospodaruj miejsce do pracy.

Jak przygotowywałaś się do niej Ty?

Dla mnie było to łagodne przechodzenie z pracy stacjonarnej do pracy zdalnej. Z czasem rozdzielenie czasu pracy i priorytetów szło mi coraz lepiej. Nie da się ukryć, że w pracy w domu przychodzą momenty kryzysu. Wtedy koniecznie musisz wyjść z domu, do ludzi.

Jak zabezpieczyć swoje interesy, aby uniknąć ewentualnej wpadki?

Przede wszystkim należy dokładnie omówić warunki współpracy – zakres działania, terminy wykonania, stawkę i sposób rozliczania, warunki działań w sytuacjach niespodziewanych oraz terminy rozliczeń. Ustalając wszystko na początku, ominiemy większość sytuacji stresogennych. Oczywiście wszelkie ustalenia wpisujemy w umowie o współpracę. Warto w niej uwzględnić kary za niedotrzymywanie warunków.

Które programy wspierające Twoją pracę polecasz?

Te, na których pracują Twoi klienci. Aktualnie nie wyobrażam sobie działania bez Google Suite do pracy na dokumentach, Asany do zarządzania zadaniami wewnątrz projektów, czy Slacka i Skype do sprawnej komunikacji z klientami. Często pracuję też w Dropbox. Przygotowuje kampanie mailingowe w Mailchmp lub Mailerlite. Proste grafiki projektuję w Canvie, a czas pracy rozliczam za pomocą Toggl. Zdarza mi się także pracować w Trello, choć osobiście nie jestem jego zwolenniczką. Do fakturowania testuję aktualnie Elisoft.

Jak rozliczać czas pracy? Zadaniowo czy godzinowo? Co się bardziej opłaca?

To zależy. Przede wszystkim od zakresu zadań, obłożenia czy samej stawki. Myślę, że to kwestia indywidualna. Dla przykładu u mnie obowiązuje rozliczenie zadaniowe przy realizacji zadań, w których jestem w stanie oszacować moje zaangażowanie oraz godzinowe, gdy rozliczam się na zasadzie wyrobionych roboczogodzin. Wolę formę rozliczenia zadaniową, ponieważ wtedy łatwiej zapanować nad budżetem firmy i zaplanować wydatki tak, by nie zostać na minusie.

Czy praca zdalna w obecnej sytuacji to dobre rozwiązanie dla społeczeństwa? Czy może być rozwiązaniem jedynie doraźnym, czy na stałe?

Praca zdalna na pewno ratuje teraz wiele firm przed poważnym kryzysem. To ciężki czas zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Myślę, że koronawirus spowoduje popularyzację tej formy pracy, ponieważ więcej osób będzie miało okazję spróbować, czy praca zdalna jest dla niego, a wśród pracodawców wymusi niejako zmianę myślenia. Często spotykam się z tym że pracodawcy boją się pozwalać na pracę zdalną, ponieważ w ich ocenie nie mogą w pełni dopilnować postępu prac. W mojej ocenie to bzdura, ponieważ rozliczając pracownika za wykonanie pracy, a nie za czas, który przesiedział w biurze, może doprowadzić do zwiększenia jego efektywności. Dodatkowo odchodzą koszty związane z dojazdami czy dodatkowym wyżywieniem w pracy – pracownik może dużo chętniej podejmować się nowych wyzwań. Jeśli jeszcze będzie mógł dodatkowo dostosować elastycznie godziny pracy do swojego rytmu dnia, może to wpłynąć na większą kreatywność i zaangażowanie.

Jak wygląda, Twoim zdaniem, przyszłość rynku pracy zdalnej? Czy ofert przybędzie?

Cały czas ofert z pracą zdalną przybywa. Zauważyłam szczególnie tendencje do tworzenia zespołów w biznesach online pracujących w 100% zdalnie. Zaczyna być to na swój sposób modne, a osób dzielących się doświadczeniem w tym zakresie również przybywa. To budujące. Szczególnie daje to dużą szansę dla ludzi mieszkających w mniejszych miejscowościach lub osób niepełnosprawnych. Dla nich to szansa na zdobycie pracy lepiej wynagradzanej i dostosowanej do faktycznych umiejętności.

Bardzo dziękuję za garść przydatnych informacji i życzę powodzenia w realizowaniu planów zawodowych oraz przede wszystkim wytrwałości.

Rozmawiała

Zapraszam do przeczytania również innych wywiadów z wirtualnymi asystentkami (kliknij w zdjęcie).

   

Chcesz podzielić się ciekawym newsem lub zaproponować temat do rozmowy albo żebym przeczytała i zrecenzowała Twoją książkę? Skontaktuj się ze mną, pisząc maila na adres: sylwia.cegiela@gmail.com.

Dziękuję, że przeczytałaś/eś ten artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z kolejnymi nowościami wydawniczymi lub ciekawymi historiami, zapraszam do mojego serwisu ponownie!

Publikacja objęta jest prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko i wyłącznie za zgodą Autorki niniejszego portalu.