[rozmowa o wydarzeniu] #zostańwdomu i pracuj zdalnie w czasie epidemii koronawirusa (#3)

Świat od kilku tygodni się zatrzymał. Wszystkich dookoła ogarnia panika, a jej przyczyną jest pandemia koronowirusa, która spowalnia wiele gałęzi życia w wielu krajach na świecie. Zachorowania i śmiertelność w skali globalnej jest spora, władze apelują więc do swoich obywateli o pozostanie w mieszkaniach. Została nawet w mediach społecznościowych uruchomiona akcja #zostańwdomu. Jednak pandemia pandemią, ale pracować trzeba. Wychodząc więc naprzeciw zaistniałej sytuacji, coraz głośniej mówi się o pracy zdalnej wykonywanej w zaciszu własnego domu tak niedocenianej do tej pory przez pracodawców. Wszystko po to, aby jak najskuteczniej wyeliminować kontakt z wirusem oraz szybko przerwać skutki działania koronawirusa.

O systemie home office opowiedzą mi więc osoby, które w tym trybie pracują już od bardzo dawna. Będziecie mogli się przekonać o zaletach, ale też wadach pracy zdalnej, o niebezpieczeństwach, jakie po drodze napotka freelancer oraz o tym, czego może się spodziewać oraz czego unikać wykonując zlecenia w domu. Dziś trzeci wywiad z serii #zostańwdomu i pracuj zdalnie w czasie epidemii koronawirusa. Tym razem o rozmowę poprosiłam Polę Sobczyk.

Kilka słów o Moim Gościu:

Pola Sobczyk – autorka kursów i szkoleń dla Wirtualnych Asystentek, właścicielka BrandAssist oraz BrandAssist Academy. Pasjonatka YouTube oraz medytacji chrześcijańskiej.

Jak zaczęła się Twoja historia z home office?

Pola Sobczyk: W zasadzie będzie krótko. Nie mogłam znaleźć pracy, zatem stworzyłam stanowisko odpowiadające sobie i zaczęłam oferować swoje usługi. Wtedy były to mało znane komu social media Facebook oraz Instagram.

Z czym kojarzy się praca zdalna pracodawcom a z czym pracownikom? 

Zależy od rocznika pracodawcy. Z mojej obserwacji wynika, że zdecydowana większość osób rocznik 60' i 70' traktuje zdalna prace jako fanaberię lub zagrożenie utraty kontroli nad firmą. Jeśli chodzi o pracowników, podobnie wygląda potrzeba: im młodsze pokolenie, tym wyższa potrzeba niezależności oraz pracy z domu lub z innego miejsca na świecie.

Na jakie oferty pracy trzeba uważać? 

Moim kursantkom mówię, aby omijały szerokim łukiem ogłoszenia, które są bardzo krótkie i zawierają 0 szczegółów dotyczących wymagań klienta. Zazwyczaj takie współprace kończą się szybko i burzliwie. Z doświadczenia wiem, że wielu takich zleceniodawców to osoby z dużą rotacją pracowników oraz podwykonawców lub (to rzadziej) osoby, które nie mają czasu na wdrożenie Cię w cokolwiek. Co za tym idzie: błędy, wysokie oczekiwania, konieczność telepatii oraz licznych poprawek. 

Jakie predyspozycje powinien posiadać freelancer pracujący w systemie home office? 

Zależy od przyciąganych klientów. Jeżeli jesteś wirtualną asystentką, z pewnością musisz... lubić ludzi. Nie znam dobrych WA bez wysokiej inteligencji emocjonalnej. Jeżeli takowych predyspozycji nie mają, wypalają się bardzo szybko. W tej pracy Klient nie zawsze przekazuje wszystkie informacje, które wprowadzają w jego system pracy. Dlatego taka osoba musi być cierpliwa, ciekawa, pewna swoich umiejętności oraz otwarta na naukę nowych rzeczy.

Kiedyś pod pojęciem "praca w domu" najczęściej kryły się prace chałupnicze. Jakiego rodzaju oferty pracy zdalnej najczęściej i najszybciej znajdziemy w Internecie? 

Z pewnością kwestie tworzenia identyfikacji wizualnych, stron www, social media oraz szeroko pojęty marketing online. Z tego, co mi wiadomo, obecnie również marki MLM kręcą się wokół tego słowa. Myślę, że to jednak inny charakter pracy od tej, o której mówimy.

Jeszcze do niedawna praca zdalna kojarzyła się wielu osobom przede wszystkim z pracą dodatkową. Dziś chyba możemy śmiało powiedzieć, że to coraz częściej praca na pełny etat? 

Tak, widać gołym okiem tendencję wzrostową. Rozwijają się nowe specjalizacje, zawody oraz zadania, które z sukcesem można wykonywać zdalnie.

Jak wyglądają zarobki, a przede wszystkim, od czego one zależą? 

Zarobki każdego freelancera zależą moim zdaniem od dwóch podstawowych czynników: rodzaju i poziomu umiejętności oraz talentu sprzedaży siebie czy swoich usług. Kolejnymi powodami do tego, by godnie zarabiać, są umiejętności interpersonalne, dochowywanie terminów realizacji (choć nie wiem, czy to jednak nie powinno być w tym podstawowych czynnikach) oraz nauka nowych rzeczy.

Jakie formy zatrudnienia dominują w przypadku pracy zdalnej? Czy w tym zakresie zauważyłaś jakiekolwiek tendencje? Czy któraś z tych form jest Twoim zdaniem korzystniejsza od innych?

Duże firmy oferują współpracę zdalną na umowę o pracę, zaznaczając często, że dana osoba może zajmować tylko ich firmą. To ma sens. Jeżeli kogoś wymaganiem jest tylko możliwość pracy z domu, to uważam, że jest to świetny i bezpieczny pomysł. Sytuacja zmienia się, kiedy to my chcemy wybierać, kogo obsługujemy i lubimy zmiany. Wtedy najczęściej wymaga to od nas współpracy B2B, czyli własnej działalności gospodarczej lub współpracy z fundacjami typu Inkubator przedsiębiorczości czy programami takimi jak useme.eu, które umożliwiają wystawianie faktury VAT bez konieczności zakładania firmy.

Na czym polega trudność w pracy zdalnej po obu strunach?

Dopasowanie się w komunikacji werbalnej oraz stylu pracy. My u siebie w firmie załatwiliśmy to za pomocą testów osobowościowych Maxie DISC. Wiele lat wcześniej jednak opieraliśmy się przede wszystkim na dobrym ogłoszeniu, a następnie na rozmowach kwalifikacyjnych i na zapoznaniu się z portfolio. Obie strony muszą pamiętać o ograniczonym zaufaniu wobec siebie (przynajmniej na początku) i spisaniu wszelkich procesów oraz wymagań współpracy.

Czy każdy może wykonywać pracę zdalną?

Sądzę, że nie. Patrząc na ludzi ekstrawertycznych, praca zdalna może być dla nich ograniczeniem. Bez kontaktu z ludźmi takie osoby "usychają". Znane mi persony, załatwiają to, dzieląc pracę na cześć zdalną, ale również działalność stacjonarną. Wtedy są w pełni zadowolone i spełnione. Jeżeli chodzi o kwestię zawodu, uważam, że KAŻDA branża i każdy zawód może część lub całość swojej pracy realizować zdalnie.

Co najczęściej zniechęca ludzi do wykonywania pracy zdalnej?

Do wykonywania? Wydaje się mi, że strach i niewiedza, od czego zacząć i jakich narzędzi użyć. Spotkałam się z takimi sytuacjami, że osoby chcące rozpocząć pracę zdalną pytały mnie o zgodę, czy mogą cos oferować, co napawało mnie zdumieniem, ale też refleksją, że jest tyle osób, które żyją w ramach "mogę czy nie mogę". Wszystko mi wolno, ale nie wszystko przynosi korzyść. Praca zdalna w wielu sytuacjach życia oraz branżach przynosi korzyść. Zatem śmiało, trzeba próbować.

Jakie błędy najczęściej popełniają osoby pracujące zdalnie? Czy można się ich ustrzec? 

Tak, można się ich ustrzec, ucząc się na błędach innych. Są do tego ciekawe książki, filmy na YouTube, kursy online oraz artykuły. Niestety jednak część błędów popełnimy i tak, ponieważ każdy musi przejść podobną ścieżkę kariery, aby być profesjonalnym i świadomym freelancerem. Najczęstsze pomyłki dotyczą wyboru klientów. Sytuacje spowodowane są presją potrzeby pieniędzy lub statusu osoby / firmy po drugiej stronie. Konsekwencją jest zmarnowany czas, inwestowanie w cudze biznesy, nieopłacone faktury oraz negatywne opinie.

Pracując w domu, z pewnością masz swoje patenty na to, jak walczyć z prokrastynacją. Jak sobie organizować pracę, aby unikać rozkojarzenia i skupić się na pracy, mimo obecności wielu domowych "rozpraszaczy"? 

Planowanie na rok w przód, planowanie miesięczne, cele tygodniowe i ponownie planowanie z dnia na dzień. Aby przestać tkwić w prokrastynacji, musiałam najpierw dowiedzieć się, dlaczego to robię. W moim przypadku była to niechęć do zadań rutynowych lub do takich, do których nie mam talentu. Od kiedy deleguję to moim wirtualnym asystentkom, jestem 100% produktywniejsza i swój bardzo szybko rozpraszający się charakter, wyciszam codzienną praktyką ora et labora. W planach też biorę pod uwagę odpoczynek albo prace domowe.

Zastanawiam się, jakie masz hobby poza pracą. Czy fakt, że spędzasz wiele godzin przed komputerem, powoduje, że w wolnym czasie szukasz innej formy relaksu? 

Przez kilka pierwszych lat praca stała się też moim hobby. Obecnie staram się odrywać od komputera. Nie wiem, czy można to nazwać hobby, ale interesuje mnie rozwój duchowy i osobisty, zwłaszcza w kontekście religii chrześcijańskiej. Uwielbiam rower, chodzenie po parku z psem, czytanie książek, spotkania branżowe oraz – dalekie od tematyki pracy – odwiedzanie muzeów i teatrów. Niestety niegdyś mój bardzo sportowy tryb życia przerwały problemy zdrowotne, ale staram się widzieć to jako perspektywę nowych doświadczeń. Bardzo dobrze czuję się jako wolontariusz przy różnych akcjach.

Jak powinni przygotować się do tego pracodawcy?

Jak najszybciej (śmiech). Bardzo podoba się mi stwierdzenie Artura Kurasińskiego, że praca zdalna to wkrótce podstawa i konieczność, a nie – jak teraz się to odbiera – przywilej i benefit. W pierwszej kolejności proponuję skupić się na spisaniu najważniejszych procesów w firmie i wpisywaniu do nich rozwiązań marketing automation oraz zdalnych pracowników.

Jak powinniśmy się do niej przygotować? Jak przygotowywałaś się do niej Ty?

Procesy i procedury, ale nie sztywne. Takie, które można zmieniać i unowocześniać, a także modyfikować. Koniecznie przynajmniej raz na 2 lata warto weryfikować to, co się ustaliło już wcześniej, aby sprawdzić, czy procesy nadal działają bez zarzutów. Ponadto trzeba przygotować też siebie, mentalnie. Jest wielu przedsiębiorców pewnych tego, że nikt nie zrobi czegoś tak dobrze, jak oni albo, że – nie mając kontroli nad wszystkim – firma się rozpadnie. Tutaj czeka każdego praca nad sobą i uświadamianie sobie, skąd taki styl pracy.

Jak zabezpieczyć swoje interesy, aby uniknąć ewentualnej wpadki? 

Umowa, rekomendacje, portfolio i minimalna kontrola. U nas tym ostatnim są to raporty czasu oraz spotkania raz w tygodniu. Wystarczają, aby unikać 99% problemów na płaszczyźnie pracy zdalnej.

Z jakich programów korzystać? 

Korzystamy z Trello, ICproject, Slack, Google Dysk, LastPass oraz Zoom. Mamy obecnie zespół powyżej 10 osób i to nam w zupełności wystarczy.

Jaj rozliczać czas pracy? Zadaniowo czy godzinowo? Co się bardziej opłaca? 

U siebie wdrożyliśmy oba systemy rozliczania, ponieważ nie wyobrażam sobie tworzyć stronę www godzinowo. Jednak z perspektywy agencji wirtualnych asystentek to bardzo opłacalne dla obu stron, ponieważ klient płaci tylko za wykonaną pracę i może wybierać zadania, jakie potrzebuje w danej chwili, czyli nie musi z góry zakładać, co będzie chciał robić. To spora wolność. W przypadku projektu np. logo moim zdaniem zawsze powinny być w pierwszej kolejności ustalenia, umowa oraz jedna kwota za wykonanie pracy.

Czy praca zdalna w obecnej sytuacji to dobre rozwiązanie dla społeczeństwa? Czy może być rozwiązaniem jedynie doraźnym, czy na stałe? 

Tutaj potrzebne jest dłuższe rozpatrzenie, co jest dobrym rozwiązaniem dla społeczeństwa w ogóle. Czy w ogóle możemy mówić o tym w kontekście ogółu? Moim zdaniem nie jest to w pełni dobre wyjście, jednak 80% sytuacji pomaga w rozwiązywaniu wielu problemów, dlatego przychylę się ku temu, że zdalna praca jest korzystna dla świata. 

Czy ofert pracy zdalnej przybędzie?

Przybędzie, ale będzie coraz bardziej wyspecjalizowana, a z drugiej strony, klienci będą potrzebowali też ludzi multizadaniowych. Nie oznacza to, że mają robić wiele w jednym momencie, ale mają umieć wiele rzeczy z różnych dziedzin. Czasami nawet niepochodnych.

Dziękuję za merytoryczną rozmowę. Życzę sukcesów. 

Rozmawiała

Zapraszam do przeczytania również innych wywiadów z wirtualnymi asystentkami (kliknij w zdjęcie).

   

Chcesz podzielić się ciekawym newsem lub zaproponować temat do rozmowy albo żebym przeczytała i zrecenzowała Twoją książkę? Skontaktuj się ze mną, pisząc maila na adres: sylwia.cegiela@gmail.com.

Dziękuję, że przeczytałaś/eś ten artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z kolejnymi nowościami wydawniczymi lub ciekawymi historiami, zapraszam do mojego serwisu ponownie!

Publikacja objęta jest prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko i wyłącznie za zgodą Autorki niniejszego portalu.